9 ทักษะการสื่อสาร เพื่อการทำงานในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ

June 11, 2024

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าทักษะการสื่อสารเป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญที่สุดในการทำงาน โดยผลสำรวจจาก Linkedin Learning บอกว่า ทักษะที่สำคัญและเป็นที่ต้องการมาที่สุดในปี 2024 นี้ คือ ทักษะการสื่อสาร (Communication Skills) โดยมีการทำการสำรวจตลอดระยะเวลา 12 เดือนที่ผ่านมา พบว่าผู้ใช้ Linkedin ทั่วโลกได้มีการเพิ่มทักษะที่สำคัญไปที่โปรไฟล์ของตนรวมกันมากกว่า 680 ล้านทักษะ

การสื่อสาร (Communication) การบริการลูกค้า (Customer Service)  และทักษะภาวะผู้นำ (Leadership) ยังคงเป็นสามอันดับแรกของทักษะที่สำคัญที่สุดสำหรับโลกธุรกิจในยุค Disruption โดยเฉพาะจาก AI 

เนื่องจากบริบทของการทำงานเปลี่ยนแปลงไป ทั้งการทำงานแบบ Hybrid หรือ การทำงานแบบทางไกล ทำให้ความท้าทายของการสื่อสารเพิ่มมากขึ้น การสื่อสารจึงเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการผลักดัน การสร้างแรงบันดาลใจ และการเชื่อมโยงทีมเข้าด้วยกัน ผู้นำยุคใหม่และองค์กรจึงต้องมุ่งเน้นพัฒนาทักษะการสื่อสารมากขึ้นไปอีก

Highlight

  • ทักษะการสื่อสารช่วยให้องค์กรขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในยุคของ Digital Disruption 
  • การสื่อสารที่ดีช่วยส่งเสริมการสร้าง Teamwork ในองค์กรและการทำงานอย่างราบรื่น 
  • การสื่อสารช่วยให้คนไม่หลงทาง เพราะการสื่อสารช่วยทำให้เกิดความชัดเจน หากทุกคนมีทักษะการสื่อสารที่ดี ก็จะช่วยให้ขอบเขตหน้าที่ หรือหนทางที่จะมุ่งสู่เป้าหมายนั้นชัดเจน โดยลดความสับสนว่าใครกำลังทำอะไรอยู่
  • ผู้นำที่มีทักษะการสื่อสารที่ดี สามารถสร้างแรงบันดาลใจ และแรงกระตุ้นให้ทีมได้ดีกว่า

ทักษะการสื่อสารมีความสำคัญอย่างไร ?

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ (Effective Communication) มีความส่วนช่วยในความสำเร็จของทีมและองค์กรเป็นอย่างมาก

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ คือ กระบวนการแลกเปลี่ยนทางความคิด และข้อมูล เพื่อให้เกิดการสื่อความบริบท และเรื่องราวได้ชัดเจน ตรงกับเป้าหมายที่ต้องการสื่อ โดยผู้ส่งสารและรับสารต้องเข้าใจตรงกัน และรู้สึกพึงพอใจกับการสื่อสาร

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพสามารถช่วยให้องค์กร…

  • สร้างความเข้าใจตรงกันเรื่องเป้าหมาย และความรับผิดชอบหน้าที่ของพนักงานแต่ละคน 
  • สร้างความสัมพันธ์ และ ทีมเวิร์คที่ดีให้กับองค์กร 
  • สร้างแรงจูงใจ และแรงบันดาลใจในการทำงาน
  • ส่งเสริมให้พนักงานมีความคิดริเริ่ม สร้างสรรค์สิ่งใหม่
  • เพิ่ม Growth Mindset ให้แก่พนักงาน ทำให้ไม่ย่อท้อต่ออุปสรรค และมีความมุ่งมั่นที่จะทำงานให้สำเร็จ

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพสามารถช่วยให้ชีวิตส่วนบุคคล…

  • สร้างความสัมพันธ์และบริหารความสัมพันธ์ได้ดีมากยิ่งขึ้น 
  • สามารถรับมือกับปัญหาความขัดแย้ง และหาทางออกร่วมกันกับผู้อื่นได้อย่างสร้างสรรค์
  • สุขภาพจิตที่ดีขึ้น และเลือกที่จะขจัดความรู้สึกเชิงลบออกไปได้ ทำให้จิตใจมีความมั่นคง เนื่องจากรู้จักการสื่อสารอารมณ์ของตนเอง

จึงเป็นที่มาว่าทำไมทักษะการสื่อสารจึงมีความสำคัญ และทำให้องค์กรที่ส่งเสริมการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมีโอกาสที่จะประสบความสำเร็จมากขึ้นนั่นเอง

ข้อดีของการมีทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ข้อดีของการมีทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมีหลากหลายข้อได้แก่ 

  • ช่วยให้ผู้นำสามารถสร้างทีมเวิร์ค และการประสานงานที่ดีขึ้นภายในทีมได้
  • คนในทีมจะตระหนักรู้ถึงความคาดหวังและความต้องการขององค์กร หรือหัวหน้าทีมได้อย่างชัดเจน 
  • ความโปร่งใสในการรายงานความคืบหน้า และบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ
  • ความสัมพันธ์ที่ดีขึ้น สนับสนุนกันของคนภายในทีม เนื่องจากการสื่อสารเป็นแบบสร้างสรรค์
  • ความร่วมมือร่วมใจกันมากขึ้นในทีม และแรงจูงใจ แรงกระตุ้นที่เกิดขึ้นภายในองค์กรมีมากขึ้น 
  • ลดความสับสน และความเข้าใจผิดในเรื่องที่ต้องการจะสื่อ 
  • ส่งเสริมทักษะภาวะผู้นำในองค์กร เนื่องจากเป็นอีกหนึ่งทักษะที่สำคัญในการก้าวขึ้นมาเป็นหัวหน้าทีม

9 ทักษะการสื่อสารเพื่อเพิ่มพลังให้การทำงานในองค์กร

เทคนิคการสื่อสาร

ทักษะการสื่อสารเป็นเรื่องที่ฝึกฝนและพัฒนาได้ ไม่ว่าจะเป็นการทำผ่านระบบการสื่อสาร (Internal Communication Tools) หรือการที่ฝึกฝนตัวทักษะโดยตรงในกลุ่มบุคคลเป้าหมาย เช่น ทักษะการสื่อสารในที่ประชุม ทักษะการสื่อสารเมื่อเกิดเหตุการณ์ไม่ปกติ/วิกฤติ หรือการสื่อสารกับลูกน้องที่หลากหลาย 

Disrupt ได้รวบรวมเทคนิคที่จะช่วยพัฒนาทักษะการสื่อสารมาทั้ง 9 ข้อดังนี้

1. การเป็นผู้ฟังที่ดี 

ทักษะการสื่อสารที่ดีไม่ได้เริ่มต้นจากการพูดที่ดี แต่เริ่มจากการฟังที่ดี โดย Active Listening เป็นระดับของการฟังที่ผู้ฟังนั้น ให้ความสนใจและใส่ใจไปที่คู่สนทนา โดยการสังเกตมากกว่าคำพูดที่เป็นวัจนภาษา เช่น มีการสังเกตท่าทาง สีหน้า และน้ำเสียง เพื่อจะโต้ตอบกับคู่สนทนาด้วยความใส่ใจ 

มากไปกว่านั้นสิ่งที่เป็นกุญแจสำคัญคือการที่เราสามารถจับใจความได้ว่าผู้พูดต้องการได้ยินอะไร และเราในฐานะผู้ฟัง ฟังเพื่อเข้าใจ มากกว่าฟังเพื่อโต้แย้ง ซึ่งเป็นคุณสมบัติที่ผู้นำหลายคนต้องฝึกฝนที่จะเริ่มฟังด้วยหัวใจที่เปิดกว้าง จะได้สื่อสารกลับไปได้แบบไร้อคติต่อผู้พูด

2. สื่อสารให้ตรงประเด็น กระชับ

การสื่อสารให้ตรงประเด็นเป็นอีกหนึ่งเสน่ห์ของการพูด หากเราฝึกให้รู้ว่าตอนไหนควรพูดกระชับ ให้ได้ใจความ โดยอาจสังเกตจากปฏิกริยาของผู้ฟัง และเนื้อหาที่เรากำลังจะพูด หากเนื้อหานั้นมีความสำคัญมาก และเป็นเรื่องที่ต้องสื่ออย่างตรงไปตรงมา ควรจะสื่อสารให้กระชับตรงประเด็นมากที่สุด

3. ทักษะการเล่าเรื่อง

ทักษะการเล่าเรื่อง

คุณรู้สึกอย่างไรกับสองประโยคนี้ 🤔

“กลุ่มคนเดินบนถนนในเมืองใหญ่”

และ

“บนท้องถนนในเมืองที่เต็มไปด้วยความวุ่นวาย หนุ่มสาวกำลังเดินทางไปตามหมุดหมายที่ตั้งใจด้วยความมุ่งมั่น”

เรื่องราวที่ดูไม่มีอะไร กลับดูมีชีวิตและสีสันขึ้นมา เพราะการเล่าเรื่องที่ดี หาก Presentation สวยงาม ผู้พูดแต่งตัวดูดี สิ่งที่จะเข้ามาเสริมให้การพูดของคนคนนั้นดีเยี่ยม คือการเล่าเรื่อง โดยการเล่าเรื่องที่ดีนั้น ผู้พูดต้องหาจุดร่วมกับผู้ฟังให้เจอ และพยายามฮุคผู้ฟังตั้งแต่ประโยคแรก เหมือนจรวดที่พุ่งทะยาน หรือการสร้าง Vertical Takeoff ซึ่งคือการที่เราจับใจด้วยประโยคที่น่าสนใจ และดึงอารมณ์ร่วมออกมา 

ส่วนใหญ่เทคนิคนี้จะใช้ Pain Point หรือการจี้จุดของผู้ฟัง ซึ่งทำให้เราตั้งใจฟังขึ้นมาทันที เช่นการเริ่มด้วยประโยค “เคยไหม ที่คุณมีปัญหา…. ทำอย่างไรก็แก้ไม่ได้สักที” และหลังจากนั้นอาจเริ่มเล่าเรื่องราวที่สอดคล้องกับผู้ฟัง โดยมีการยกประเด็นที่สอดแทรกมุมมองใหม่ๆ รวมไปถึงการแสดงจุดยืนของผู้พูดให้ชัดเจน

4. ศิลปะในการพูด วาทศิลป์ 

หากทักษะการเล่าเรื่องคือการกระตุ้นความสนใจของผู้ฟัง วาทศิลป์หรือศิลปะในการพูดคือการทำความเข้าใจผู้พูด รู้ว่า ณ เวลานี้ และสถานการณ์นี้ต้องพูดหรือสื่อสารอะไรออกไป เพื่อให้ผู้รับสารสามารถเข้าใจสารที่ผู้พูดต้องการจะสื่อ และรักษาบรรยากาศของการสื่อสารให้อยู่ในเชิงบวกหรือเกิดความขัดแย้งน้อยที่สุด 

วาทศิลป์มีบทบาทอย่างมากในการต่อรอง เจรจา โน้มน้าว รวมไปถึงการสื่อสารข้อความเชิงลบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการปฏิเสธ การแสดงความไม่เห็นด้วย และการให้ฟีดแบ็กเชิงลบ

5. ภาษากาย 

ภาษากายเป็นอีกหนึ่งส่วนประกอบสำคัญที่ช่วยสื่อสารข้อความของเราไปสู่ผู้ฟัง ภาษากายมีผลอย่างมากในเชิงจิตวิทยาของการสื่อสาร เป็นส่วนที่ผู้รับสารรับรู้โดยสัญชาติญาณ ไม่ได้ผ่านการไตร่ตรองเหมือนวจนาภาษาที่ออกมาจากปาก ดังนั้นเราในฐานะผู้สื่อสารต้องฝึกการใช้ภาษากายในการสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นการสบตา การยิ้มแย้มกับผู้ฟัง บุคลิกภาพต่าง ๆ เพื่อแสดงออกถึงความมั่นใจหรือความรู้สึกอื่นที่ต้องการผู้ฟังรู้สึกมีส่วนร่วมไปกับเรา 

6. ความกล้าแสดงออก 

นอกเหนือจากอวัจนและวจนภาษาที่ผู้รับสารจะได้รับรู้จากเราในการสื่อสารแล้วนั้น อีกหนึ่งส่วนสำคัญคือความรู้สึกภายในของผู้พูดซึ่งก็คือความกล้าแสดงออกนั่นเอง ความกล้าแสดงออกเป็นส่วนสำคัญมาก ๆ ในการสื่อสาร เพราะเป็นการสร้างความมั่นใจและเชื่อมั่นของผู้รับสารต่อผู้ส่งสาร

ลองนึกถึงภาพที่ Steve Jobs หรือ Elon Musk ขึ้นพูดบนเวทีด้วยน้ำเสียงที่ดูไม่มั่นใจ เดินไหล่ห่อ และไม่สบตากับผู้ฟังในวันงานแถลงข่าวผลิตภัณฑ์ใหม่ของทางบริษัท เราในฐานะผู้ฟังคงจะไม่รู้สึกอยากติดตาม หรืออยากฟังสิ่งที่เขาพูดถึงแม้ว่าข้อความหนือเนื้อหาที่เขาต้องการจะพูดนั่นดีแค่ไหนก็ตาม  

7. ความโปร่งใสและเป็นกลาง

ทักษะการสื่อสารอย่างเป็นกลาง

ความโปร่งใสและเป็นกลางเป็นสิ่งสำคัญเป็นอย่างมาก ที่ผู้ส่งสารต้องระลึกไว้เสมอเมื่อต้องการจะสื่อสารสิ่งใดออกไปสู่ผู้รับสาร เพราะทุกการกระทำหรือคำพูดส่งผลกระทบกับความนึกคิดและพฤติกรรมของผู้รับสาร และสามารถส่งผลกระทบได้ทั้งในเชิงบวกและในเชิงลบ 

การสื่อสารที่ดีควรจะสื่อสารภาพรวมให้ชัด รวมไปถึงข้อเท็จจริงของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ก่อนที่จะตามด้วยความคิดเห็นของตนเอง เพื่อเพิ่มความโปร่งใสและความเป็นกลางในการสื่อสาร พึงระลึกไว้เสมอว่าผู้รับสารอาจจะรับรู้และตัดสินใจเรื่องที่สร้างผลกระทบมหาศาลจากสารที่เราส่งไได้เสมอ

8. การรักษาเวลา 

เวลาเป็นสิ่งมีค่า ดังนั้นการรักษาเวลาของผู้รับสารหรือคู่สนทนาจึงเป็นสิ่งที่ต้องระลึกถึงเมื่อทำการสื่อสาร ข้อความหรือการสื่อสารควรจะถูกจัดเตรียมให้ครบถ้วนและพอเหมาะกับเวลาที่จัดเตรียมไว้ เพื่อเป็นการรักษาเวลาและให้เกียรติกับคู่สนทนา

9. การรับฟังข้อเสนอของผู้อื่น

จากที่กล่าวไปว่าจุดเริ่มต้นของการสื่อสารที่ดีเริ่มจากทักษะการฟังที่ดี ดังนั้นการรับฟังข้อเสนอของผู้อื่นระหว่างการสื่อสารและหลังจบการสื่อสารจึงเป็นสิ่งสำคัญ การรับฟังข้อเสนอของผู้อื่นนั่นช่วยให้เราเลือกข้อความและคำพูดในการสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมไปถึงนำข้อเสนอดังกล่าวมาเป็นบทเรียนและใช้พัฒนาตนเองในการสื่อสารครั้งต่อไป

สรุปทักษะการสื่อสารในยุค Disruption

ทักษะการสื่อสารเป็นทักษะที่มีความสำคัญเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคที่เทคโนโลยีดิจิทัลและ AI มีบทบาทในชีวิตประจำวันและในการดำเนินธุรกิจ บุคลากรที่สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นที่ต้องการในตลาด รวมไปถึงองค์กรที่เข้าใจลูกค้าและสามารถสื่อสารออกไปได้อย่างตรงไปตรงมา ตรงความต้องการ และโปร่งใสต่อลูกค้าก็จะได้รับความนิยมจากผู้บริโภคมากกว่านั่นเอง

Disrupt Corpoate Program พร้อมติดอาวุธทักษะการสื่อสารให้กับองค์กรของคุณผ่านหลักสูตรที่เข้มข้นและทันสมัย พร้อมผลักดันองค์กรให้เติบโตอย่างก้าวกระโดด 🚀

ตัวอย่างหลักสูตรทักษะการสื่อสารจาก Disrupt Corpoate Program

🌟 ทักษะการสื่อสารพื้นฐานสำหรับองค์กร: การนำเสนอ การเจรจา และการรับมือกับคำปฏิเสธ

🌟 การโคชชิ่งและการให้ฟีดแบ็ก 

🌟 การสื่อสารผ่านข้อมูล (Data Presentation)

👉 สนใจหลักสูตรฝึกอบรม สามารถกรอกฟอร์ม https://forms.gle/zgzmLGNgJNAJEXX66 

หรือค้นหารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่

👉 โทร 083-7698763 (แพรว) หรือ 061-0207826 (ปานวาด)

Update ความรู้จาก Disrupt ได้ที่ช่องทาง