Data driven organization คืออะไร ? ทำไมองค์กรยุคใหม่ควรทำ

ในโลกขององค์กรยุคใหม่ ยุค  Digital Disruption ที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยีและพฤติกรรมของผู้บริโภค ทำให้เกิดการเกิดใหม่ของธุรกิจ และการปรับตัวของธุรกิจเดิมอย่างก้าวกระโดด ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าหลาย ๆ องค์กรมองว่า “ข้อมูล” นั้นเปรียบเสมือนขุมทรัพย์ ที่ช่วยให้องค์กรมีความได้เปรียบเชิงแข่งขันในตลาด 

ข้อมูลยิ่งมาก การจัดระเบียบข้อมูลดี จะช่วยให้องค์กรยุคใหม่สามารถทำการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพได้ โดยองค์กรที่ขับเคลื่อนโดยข้อมูลหรือ Data จะถูกเรียกว่า “Data-driven Organization” ซึ่งเป็นองค์กรที่มีแก่นคือการนำเทคโนโลยีที่ทันสมัย เช่น Machine Learning, AI หรือ Analytics Tools ต่างๆ มาช่วยในการจัดระเบียบ แบ่งประเภท และลำดับความสำคัญของข้อมูล จากข้อมูลจำนวนมหาศาล หรือที่เราคุ้นเคยกันในชื่อของ “Big Data” 

Highlight

การที่องค์กรเป็น Data-driven Organization จะช่วยให้องค์กร

• สามารถดึงศักยภาพของข้อมูลออกมาใช้ได้อย่างเต็มที่ เช่น การทำแคมเปญการตลาดผ่าน Data Analytics
• ช่วยให้แต่ละฝ่ายตัดสินใจโดยมีข้อมูลอ้างอิงที่เป็นรูปธรรม 
• ส่งเสริมให้การบริหารองค์กรภายในมีประสิทธิภาพ 
• สนับสนุนการตัดสินใจที่ถูกต้องแม่นยำมากขึ้น

ดังนั้นองค์กรควรตระหนักถึงความสำคัญของการเก็บและใช้ข้อมูล (Data Utilization) และการสร้างองค์กรให้เป็น Data-driven Organization ก่อน จึงจะสามารถช่วยให้องค์กรสามารถเปลี่ยนแปลงเข้าสู่การทำ Digital Transformation หรือการนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาใช้ได้ง่ายขึ้น

Data-driven Organization คือ องค์กรที่ถูกขับเคลื่อนโดยการใช้ “ข้อมูล” มาเพิ่มประสิทธิภาพ ความแม่นยำ รวดเร็วในการตัดสินใจเพื่อสร้างผลกระทบเชิงบวกให้กับองค์กรหรือธุรกิจ โดยองค์กรที่ต้องการขับเคลื่อนด้วยข้อมูลจะต้องสร้างความพร้อมด้านการบริหารจัดการ ไม่ว่าจะเป็น 
‍

• การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมาก (Data Storage) ซึ่งในปัจจุบัน หลาย ๆ องค์กรได้ใช้การจัดเก็บข้อมูลผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต หรือระบบ Cloud เพื่อให้องค์กรสามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างมหาศาล และสร้างการเข้าถึงข้อมูลผ่านอุปกรณ์ที่หลากหลายได้มากยิ่งขึ้น ทำให้ข้อมูลถูกดึงไปใช้ได้อย่างสะดวกจากทุกภาคส่วน 
• การบริหารข้อมูลผ่านการทำวิศวกรรมข้อมูล  (Data Engineering) ถือว่าเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญสำหรับการทำ Data-driven Organization เนื่องจากข้อมูลจำนวนมากเท่าไหร่จะไม่มีประโยชน์เลย หากไม่ได้ถูกนำมาจัดระเบียบ แยกหมวดหมู่ (Data Categorization)  ลำดับความสำคัญ หรือแม้กระทั่งการคลีนข้อมูล (Data Cleaning) องค์กรจึงต้องมีบุคลากรที่ช่วยให้การบริหารข้อมูล โดยทำงานร่วมกับฝ่ายธุรกิจ หรือหน่วยงานต่าง ๆ ที่ต้องเข้าใจหลักการของการนำไปใช้ เช่น ฝ่ายการตลาดต้องรู้ว่าตนเองต้องการข้อมูลอะไรบ้าง เพื่อประกอบการตัดสินใจทำแคมเปญการตลาด เป็นต้น
• การวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analytics) ช่วยให้องค์กรสามารถดึงผลลัพธ์ของการเก็บข้อมูลไปขับเคลื่อนองค์กรได้อย่างแท้จริง โดยในปัจจุบันมีเครื่องมือมากมายที่ช่วยให้การวิเคราะห์ข้อมูลนั้นง่าย สะดวก และครบครัน ไม่ว่าจะเป็นการนำ Machine Learning, Big Data Analytics, Artificial Intelligence (AI) มาใช้ในการจัดการข้อมูล
• ซึ่งในอนาคตเครื่องมือเหล่านี้ จะเปรียบเสมือนสมองที่ 2 ของมนุษย์ ที่ทำได้แม้กระทั่งการแสดงระบบความคิด และไล่เรียงความเป็นเหตุเป็นผลของการแสดงผลคำตอบ กล่าวคือแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่การวิเคราะห์ข้อมูลแบบไร้ที่มาที่ไปจะเกิดขึ้นในยุคที่มีการนำเทคโนโลยีเหล่านี้มาช่วยทุ่นแรง

การทำ Data-driven Organization นั้นดีอย่างไร?
‍

1. การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน (Efficiency): แน่นอนว่าเมื่อมีการนำ Data มาใช้ จะช่วยเพิ่มอัตราความสำเร็จขององค์กร ซึ่งช่วยทั้งลดการใช้ทรัพยากรโดยเปล่าประโยชน์ เช่น การลดเวลาจากการทดลองทำอะไรที่ผิดพลาด และประหยัดต้นทุนในการลองผิดลองถูกในเรื่องที่องค์กรไม่แน่ใจ เนื่องจากข้อมูลที่ได้จะช่วยเพิ่มความแม่นยำ และเป็นการสนับสนุนการตัดสินใจจากฐานข้อมูลจำนวนมากนั่นเอง
2. เรียนรู้พฤติกรรมของผู้บริโภคได้อย่างรวดเร็ว (Speed): รับรู้ถึงการเปลี่ยนแปลงของพฤติกรรมลูกค้าในตลาดเป็นแต้มต่อขององค์กรที่มีข้อมูลมากพอ ที่จะทำนายเทรนด์ หรือการเปลี่ยนแปลงได้ ซึ่งกลุ่มข้อมูลเหล่านี้จะให้สัญญาณและช่วยให้องค์กรเลือกที่จะเปลี่ยนได้เร็วกว่า
3. เพิ่มความร่วมมือในองค์กร (Collaboration): ทุกฝ่ายต้องมีเป้าหมายคือการรวบรวม Data และการประสานงานเพื่อมาให้ได้ซึ่งข้อมูล โดยการตัดสินใจโดยข้อมูลเหล่านั้นจะช่วยให้แต่ละฝ่าย เปิดรับความคิดเห็นที่แตกต่างและเห็นผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรมมากกว่า ‍
4. เท่าทันโลกที่เปลี่ยนแปลง (Stay Relevant): ข้อมูลช่วยให้เรายังเท่าทัน โดยลดความเสี่ยงของความไม่มั่นใจ และไม่เข้าใจ ซึ่งทำให้องค์กรชนะในตลาด ที่มีการแข่งขัน ไม่ว่าจะเป็นการชนะใจผู้บริโภค หรือ Talent ที่มีโอกาสเข้าร่วมงานกับทางองค์กร

หล่อหลอมพฤติกรรมให้คนพร้อมกับการนำข้อมูลมาใช้ โดยเริ่มจากให้ความรู้ (Educate) และอำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการรวบรวมข้อมูล เช่น การให้เครื่องมือ และการสื่อสารเน้นย้ำถึงความสำคัญของการรวบรวมข้อมูล เพื่อส่งเสริมให้คนเริ่มขับเคลื่อนกระบวนการทำงานด้วยข้อมูลหรือมีความ Data-driven มากขึ้น

เพื่อที่จะเป็น Data-driven Organization ระเบียบและการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ โดยระเบียบและข้อปฏิบัติต้องชัดเจน การดึงข้อมูลมาใช้ต้องมีธรรมาภิบาล และไม่เป็นการละเมิดสิทธิส่วนบุคคลของผู้บริโภคหรือพนักงาน

Data-driven Organization ส่วนใหญ่จะเกิดจากการริเริ่มการดึงการใช้ข้อมูลมาประกอบการตัดสินใจ มากกว่าใช้สัญชาตญาณ เช่น การทำ Automate Dashboard ประกอบกับการนำเสนอข้อมูลในที่ประชุม เพื่อเลือกทางเลือกที่ความเสี่ยงต่ำ ถูกต้อง และแม่นยำ

องค์กรต้องคำนึงความเป็นไปได้ในการจัดเก็บข้อมูล และวิเคราะห์ข้อมูล รวมทั้งต้องประเมินความพร้อมของคนในองค์กร และงบประมาณในการนำเทคโนโลยี เช่น Big Data Analytics, Machince Learning หรือ AI มาใช้ในอนาคต

หนึ่งในองค์กรที่เป็นที่รู้จักดี ในเรื่องของการทำ Data Driven Organization ก้าวขึ้นมาเป็นอันดับหนึ่งของ Streaming Platform ด้วย Big Data โดยได้มีการใช้การวิเคราะห์ฐานข้อมูลจากพฤติกรรมของลูกค้ามาเป็นเครื่องมือในการสร้างระบบแนะนำเนื้อหาที่น่าสนใจบน Platform 

“การปรับหน้าแอปพลิเคชันให้มีการนำเสนอรายการที่น่าสนใจสำหรับแต่ละคน” กลายมาเป็น Killing Feature ที่ช่วยให้ Netflix ได้ยกระดับการพัฒนาสินค้าและบริการให้แก่ผู้บริโภค และลดความเสี่ยงในการผลิตรายการที่ไม่เป็นกระแส หรือไม่เป็นที่น่าสนใจของตลาดได้อีกด้วย

Data - Driven Delivery ทำให้ Uber สามารถทำกำไร จาก Uber Eats ได้อย่างมหาศาล โดยใช้ในการทำความเข้าใจและจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ผู้บริโภคให้คุณค่า องค์กรจึงทราบจาก Data ว่า ลูกค้า ชอบรับประทานอะไร ในทำเลไหน ความถี่ และความนิยมของการสั่ง ไปจนกระทั่งตัวเลขในรายละเอียด เช่น เวลาที่ลูกค้า Cancel ออเดอร์เกิดจากอะไร และต่อยอดนำข้อมูลเหล่านั้นไปบอกกับร้านค้า เพื่อให้พัฒนาปรับปรุงเมนู และความรวดเร็วในการทำออเดอร์ให้ตอบโจทย์ จึงกล่าวได้ว่า Uber ก็เป็นอีกหนึ่งองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเช่นกัน

แทบไม่แปลกใจเลยที่ Data Driven Organization อย่าง Google เองจะเป็นผู้นำการให้บริการด้านการสร้างระบบนิเวศน์และจัดระเบียบข้อมูลขนาดใหญ่ที่สุดแห่งหนึ่งของโลก เพราะพันธกิจของ Google เองนั้นคือ “การจัดระเบียบข้อมูลในโลกนี้และทำให้เข้าถึงได้ง่ายในทุกที่และมีประโยชน์” จะเห็นได้จากการที่ผลิตภัณฑ์ของ Google ทั้งหมดจะมีการปรับเปลี่ยนอยู่เสมอ รวมทั้งยังมีการช่วยให้องค์กรอื่น ๆ ที่ใช้ผลิตภัณฑ์เข้าถึงข้อมูลที่ผ่านการวิเคราะห์ได้ดีขึ้นอีกด้วย เช่น Google Analytics, Google Trends ที่หลาย ๆ องค์กรการตลาดมักจะนำไปใช้วิเคราะห์ข้อมูลหลังบ้าน และเปรียบเทียบผลงาน (Performance) กับคู่แข่ง 

DeepMind บริษัทที่โด่งดังในด้านปัญญาประดิษฐ์ (AI) ซึ่งอยู่ในเครือของ Google เป็นอีกหนึ่งผลิตภัณฑ์ที่ใช้เทคโนโลยีใหม่ในการทำ Data-driven โดยมีการนำ Machine Learning มาประมวลผลคาดการณ์เหตุการณ์ในอนาคตได้

แคมเปญ Engagement ที่มีชื่อเสียงอย่างมากของ Spotify ที่รู้จักกันในนาม “Spotify Wrapped” เป็นแคมเปญการตลาดสุดแยบยลที่เริ่มตั้งแต่ปี 2015 ที่ทางแพล็ตฟอร์มได้มีการนำข้อมูลของลูกค้าในการฟังเพลงตลอดทั้งปี มาทำเป็น “บันทึกการฟังเพลงประจำปี” ของแต่ละคน ทำให้มีการแชร์ไปในโลกโซเชียลมีเดียอย่างแพร่หลาย ด้วยความตื่นเต้นและทุกคนต่างเฝ้ารอดู Data สรุปพฤติกรรมการฟังเพลงของตนเองในแต่ละปี

สิ่งนี้เป็นสิ่งที่ทำให้ Spotify แตกต่างจาก Platform อื่นๆ เพราะเป็น Data-driven Organization จึงสามารถใช้ประโยชน์จากฐานข้อมูลจำนวนมาก มาเพิ่มยอด Engagement และรักษาลูกค้าให้คงอยู่กับแพล็ตฟอร์มต่อไปได้

การที่องค์กรเป็น Data-driven Organization นอกจากจะช่วยให้องค์กรดึงศักยภาพของข้อมูลออกมาใช้ได้อย่างเต็มที่ ไม่ว่าจะเป็นความเข้าใจลูกค้าเชิงลึก การช่วยให้แต่ละฝ่ายตัดสินใจโดยมีข้อมูลอ้างอิงที่เป็นรูปธรรม เช่น การทำแคมเปญการตลาด การพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือบริการ การนำเทคโนโลยีมาใช้ในการปรับกระบวนการ นอกจากนั้น ยังช่วยให้การบริหารองค์กรภายในมีประสิทธิภาพขึ้นได้ 
‍

โดยหลาย ๆ องค์กร ในฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ (HR) ก็มีการนำ Data Analytics มาใช้มากขึ้น ซึ่งเริ่มจากการเก็บข้อมูลของคนในองค์กร ทั้งข้อมูลเชิงคุณภาพ และปริมาณ เพื่อนำไปใช้ในการตัดสินใจเรื่องการวางแผนคน (Talent Planning) หรือ การบริหารผลงานของบุคลากร (Performance Management) 
‍

การเริ่มสร้าง Data-driven Organization ตอนนี้ยังไม่สายเกินไป องค์กรต้องเริ่มให้ความรู้ และเข้าใจถึงความสำคัญของข้อมูลก่อน ว่าทำไมองค์กรถึงต้องถูกขับเคลื่อนด้วยข้อมูล อะไรคือ Key Data ที่สำคัญกับองค์กรจริง ๆ 

สนใจเรียนรู้ พัฒนาองค์กรสู่การเป็น Data-driven Organization สามารถติดต่อทีม Disrupt Corporate Program